Việc công ty sở hữu ô tô là việc cần thiết để thuận tiện cho việc đi lại của một số thành viên chủ chốt cần đi lại nhiều. Tuy nhiên, việc sở hữu dưới tên công ty là rất khó với những công ty có số vốn ít ỏi. Vậy nên, đã có không ít những công ty lựa chọn việc thuê xe ô tô cho công ty. Với việc thuê xe này, đáp ứng được việc đi lại của thành viên chủ chốt trong công ty, mà vẫn không cần bỏ ra một số tiền quá lớn để sở hữu. Việc bỏ ra số tiền nhất định hàng tháng để sở hữu xe công vụ cho công ty là một lựa chọn hợp lý. Vậy thủ tục cho thuê xe ô tô như thế nào?

Quy định về chủ thể giao kết hợp đồng thuê xe ô tô

Hợp đồng thuê xe ô tô có bản chất là hợp đồng thuê tài sản. Căn cứ theo quy định tại Điều 472 Bộ luật Dân sự năm 2015 quy định về hợp đồng thuê tài sản là sự thỏa thuận giữa bên cho thuê và bên thuê, theo đó bên cho thuê giao tài sản trong một thời hạn cho bên thuê để sử dụng và bên thuê phải trả tiền thuê. Như vậy, chủ thể giao kết hợp đồng thuê xe ô tô bao gồm bên cho thuê xe ô tô và bên thuê xe ô tô.

Căn cứ quy định tại điểm a, b khoản 1 Điều 117 Bộ luật Dân sự năm 2015 quy định chủ thể giao kết hợp đồng thuê xe ô tô phải đáp ứng điều kiện như sau:

Bên cho thuê xe ô tô: có thể là cá nhân hoặc tổ chức là chủ sở hữu xe ô tô hoặc là người được chủ sở hữu xe ô tô ủy quyền tham gia giao kết hợp đồng thuê xe ô tô theo giấy ủy quyền tham gia giao kết hợp đồng thuê xe ô tô theo giấy ủy quyền/hợp đồng ủy quyền hợp pháp.

Bên cho thuê xe ô tô là cá nhân: có đầy đủ năng lực hành vi dân sự tham gia giao kết hợp đồng thuê xe ô tô hoàn toàn tự nguyện;

Trường hợp xe ô tô là tài sản chung của vợ chồng thì phải có sự đồng ý của vợ hoặc chồng còn lại về việc cho thuê xe ô tô.

Bên cho thuê xe ô tô là tổ chức: được thành lập hợp pháp và kèm theo thông tin người đại diện theo pháp luật hoặc theo ủy quyền của tổ chức hợp pháp.

Bên thuê xe ô tô: Tương tự như bên cho thuê xe ô tô. Tuy nhiên, bên thuê xe ô tô có thể chỉ là một cá nhân hoặc một công ty có chức năng kinh doanh xe ô tô.

Quy định về đối tượng của hợp đồng thuê xe ô tô

Đối tượng hợp đồng thuê xe ô tô là chiếc xe ô tô. Theo đó, đặc điểm của xe ô tô được nêu cụ thể trong Giấy đăng ký xe ô tô và chứng nhận kiểm định. Khi giao kết hợp đồng thuê xe ô tô, bên thuê xe ô tô phải yêu cầu bên cho thuê xe ô tô cúng cấp giấy tờ xe này. Qua giấy tờ xe ô tô này, bên thuê sẽ nắm được thông tin cơ bản về chủ sở hữu, sử dụng chiếc xe ô tô mà mình chuẩn bị thuê.

Hình thức hợp đồng thuê xe ô tô

Phụ thuộc vào đối tượng của hợp đồng thuê mà hình thức của hợp đồng thuê phải phù hợp theo quy định của pháp luật.

Như đã nêu ở trên, đối tượng của hợp đồng thuê xe ô tô là xe ô tô – là động sản phải đăng ký quyền sở hữu. Do đó, hợp đồng thuê xe ô tô phải được lập bằng văn bản (có thể có hoặc không công chứng, chứng thực tùy vào nhu cầu các bên).

Theo đó, công chứng hợp đồng thuê xe ô tô là thủ tục do công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng tiến hành nhằm chứng nhận tính hợp pháp về nội dung (hợp đồng thuê xe ô tô không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội) và về hình thức (chủ thể, thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng thuê xe ô tô)

Khác với công chứng, chứng thực hợp đồng thuê xe ô tô là thủ tục do người thực hiện chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã (phường, xã, thị trấn) tiến hành nhằm chứng nhận tính hợp pháp về hình thức (chủ thể, thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng thuê xe ô tô)

Sau khi thực hiện công chứng hoặc chứng thực hợp đồng thuê xe ô tô không phải chứng minh nếu không may các bên xảy ra tranh chấp và khởi kiện tại Tòa án.

Thỏa thuận giữa bên thuê và bên cho thuê

Việc cho công ty hay bất cứ cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức nào được xếp vào loại cho thuê tài sản và thế chấp tài sản, chiếu theo Bộ luật dân sự năm 2005. Để có thể thuận lợi thuê xe, công ty và doanh nghiệp cần phải đạt được những thỏa thuận, giao kèo và quy định về mức phí thuê trước khi làm hợp đồng và chuẩn bị thủ tục.

Trong hợp đồng cho công ty thuê xe ô tô, người làm hợp đồng và bên thuê phải ghi rõ phần giá cả, thời hạn thuê, mức phí phát sinh và nghĩa vụ đối với tài sản thuê. Trong trường hợp cho công ty thuê xe ô tô, tài sản thuê ở đây chính là chiếc xe.

Trước khi thực hiện bất cứ việc ký kết hợp đồng nào, cả bên thuê và bên cho thuê đều phải tự nghiên cứu và định ra những mức giá dịch vụ khác nhau để khỏi tranh chấp khi làm hợp đồng.

Xác định giá của ô tô cho thuê phải dựa theo thỏa thuận giữa bên thuê và bên cho thuê

Thời hạn cho thuê: Là khoảng thời gian của hợp đồng. Hết thời hạn này, bên thuê hoàn trả lại tài sản thuê tới bên cho thuê

Ngoài ra, các chi phí về bảo dưỡng, phí đường bộ, tiền phạt nguội (nếu có)… cũng cần phải được quy định rõ trong hợp đồng và phải được bàn bạc, trao đổi trước đó.

Sau khi hết hạn hợp đồng, doanh nghiệp thuê xe ô tô phải trao trả lại tài sản thuê (là xe ô tô) một cách nguyên vẹn, đúng chất lượng, chủng loại cho bên cho thuê.

Giấy tờ cần chuẩn bị để cho công ty thuê xe ô tô

Để hoàn thiện thủ tục cho công ty thuê xe ô tô, bên cho thuê cần chuẩn bị các loại giấy tờ sau đây:

• Mẫu hợp đồng cho thuê
• Công chứng hợp đồng
• Hóa đơn đỏ với hợp đồng cho thuê xe 1 bản chính + 2 bản photo, đơn đề nghị mua hoá đơn (theo file đính kèm) 2 bản chính, CMND còn thời hạn sử dụng (15 năm): 1 bản photo + bản chính
• Đóng thuế GTGT và thuế TNCN

Soạn thảo hợp đồng

Khi soạn thảo hợp đồng, cần ghi rõ bên thuê và bên cho thuê. Lưu ý, bên thuê phải ghi tên của doanh nghiệp vì trong trường hợp này, bên cung cấp dịch vụ đang cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp chứ không phải bất cứ cá nhân nào khác.

Các điều mục, điều khoản đã thống nhất trước đó cần được ghi rõ ràng, đầy đủ đối với các bên.

Khi soạn thảo hợp đồng, bên cho thuê cũng cần phải chú ý đến yếu tố “thế chấp tài sản”. Đây là một điều khoản giúp cho bên cho thuê được đảm bảo và yên tâm. Để thực hiện được quá trình thế chấp tài sản này, doanh nghiệp và bên cung cấp dịch vụ phải đáp ứng được những yếu tố sau:

Điều khoản thế chấp phải được ghi rõ trong hợp đồng cho công ty thuê xe hoặc thành lập một văn bản khác.
Điều khoản thế chấp tài sản cũng cần phải được bàn bạc và thống nhất trước, sau đó mới đưa vào các loại văn bản.

Chú ý, nếu không có thỏa thuận thì việc thế chấp có thời hạn cho đến khi chấm dứt nghĩa vụ được bảo đảm bằng thế chấp.